De overstap naar directe inkoop

Onder onze stichting vallen 25 scholen, verspreid over 30 locaties, van praktijkonderwijs tot en met vwo. In totaal gaat het om ruim 25.000 leerlingen en 2.500 collega’s. Als inkoopteam bij LVO hebben we één duidelijke opdracht: scholen faciliteren door ze zo zelfstandig mogelijk te laten werken en tegelijkertijd slim gebruik te maken van schaalvoordelen. Zo kopen we devices centraal in en sluiten we raamovereenkomsten voor de leermiddelen, maar bepalen scholen zelf welke leermiddelen van welke uitgever ze gebruiken.

Tot voor kort hadden wij de gebruikelijke contracten met de bekende distributeurs, die fungeerden als tussenpartij. Hierdoor hadden wij echter geen rechtstreeks aanspreekpunt bij de uitgever en vooral geen mogelijkheid om afspraken op maat te maken. Bij onze laatste aanbesteding hebben we daarom gekozen voor een nieuwe route: onderhands aanbesteden in de vorm van een rechtstreeks contract met uitgeverijen. Die ruimte is er binnen het ILF-model (Intern Leermiddelenfonds), en wij hebben die kans gegrepen.

“Het directe contract en het directe contact met de uitgever zijn voor ons de grootste pluspunten.” – Frank

Wat dit concreet opleverde

• Directe lijnen: We hebben één-op-één contact met de uitgever. Problemen worden sneller opgepakt en opgelost. Dit is het grootste pluspunt van deze nieuwe manier van werken.

• Meer grip: Wij, maar vooral ook de leermiddelencoördinatoren (LMC’ers), weten nu precies welke afspraken gelden rond bestellingen en retouren.

• Samen leren: LMC’ers van onze verschillende scholen werken nu voor het eerst, op grote schaal, samen. Dat heeft geleid tot kennisdeling, inspiratie én minder retouren en nabestellingen.  
  

“Het gevoel dat er écht naar je geluisterd wordt, maakt het verschil. Kleine irritaties worden snel opgelost en er ontstaat wederzijds begrip.” – Vanessa

Het proces

Van tevoren geloofden we al sterk in de kracht van direct aanbesteden, maar op de scholen was er wel nog wat twijfel/weerstand. Men vond het wennen om via meerdere lijsten en uitgevers te bestellen. Daarom hebben we gedetailleerde draaiboeken opgesteld en vaste evaluatiemomenten ingevoerd. Ook hier zijn wij echt de facilitator: zodra iemand een probleem ervaart, schakelen wij direct. Het direct aanbesteden an sich is geen tijdsbesparing, maar de tijd die erin wordt gestoken levert wel veel meer op.

“De tijd die we erin steken, levert nu structureel voordeel op voor scholen.” – Vanessa

We organiseren jaarlijks bijeenkomsten met LMC’ers en de uitgevers. Daar bespreken we wat goed ging en wat beter kan. Ook kunnen we processen toelichten, zoals hoe leveringen via het Centraal Boekhuis werken, waardoor er meer begrip ontstaat en eventuele frustraties wegvallen. Door samen aan tafel te zitten, borgen we dat het in de toekomst beter gaat.  

Wat we anderen meegeven

We merken dat veel bestuurders en inkopers ons bellen met vragen over dit traject. Ons advies is simpel:

• Kijk kritisch naar de meerwaarde van distributeurs: bij ILF-scholen is die vaak beperkt.

• Zoek naar een uniek punt voor in het contract: iedere uitgever heeft producten of diensten die alleen rechtstreeks bij de uitgever kunnen worden afgenomen. Door deze op te nemen is een onderhands contract ook logischer.

• Durf de stap te zetten: het geeft vrijheid én grip tegelijk.

 Met deze aanpak hebben wij ervaren dat rechtstreeks contracteren niet alleen mogelijk is, maar ook leidt tot meer regie, betere relaties en een sterker onderwijsproces. 

“Wij zouden het niet anders doen. Een direct contract en direct contact: dát is de sleutel.” – Frank